辦公室實務與文章寫作芻議
第一部分 辦公室實務
一、工作概論
(一)業務界定
1.是指為單位領導工作服務的機構,工作物件就是領導活動。
2.可區分為綜合辦事機構和祕書工作機構。
3.綜合辦事、祕書工作還可細分。
(二)工作性質
1.職業(崗位)定義:在現代行政工作分類中,屬於祕書職業。“祕書”稱謂在此取“職務名稱”的涵義,系領導助手。
2.職業(崗位)淵源:隨社會分工特別是官員職務明晰化而產生。體現了領導活動和操作性活動相分離的趨勢。
3.基本屬性:政治性、輔助性、從屬性、綜合性、機密性、隨機性。
4.工作核心:貫徹領導意圖。
(三)工作要求
1.工作職能:參謀助手職能、綜合協調職能、督促檢查職能。
2.相互關係:組織關係上是上下級關係,工作關係上是同志關係,職權關係上是主輔關係。
3.工作原則:職權劃分、單向請示的原則,規範程式、按制度辦事的原則,不分親疏、一視同仁的原則,通報情況、掌握實情的原則。
4.總體要求:“三服務”、“兩口”。
二、素質修養
(一)工作原則
1.實事求是與理論素養
2.民主與保密
3.效率與質量
4.分工與協作
(二)思想素養
1.思想作風與政策水平
2.單位利益至上與服務群眾觀念
3.反省慎獨與開拓創新
4.“蕭規曹隨”與應變協調
5.內涵改造與外延發展
(三)領導藝術(對辦公室主任而言)
1.巨集觀領導與微觀管理
2.用人技巧與典型激勵
3.人際關係與善於批評
4.情意語言與業務標兵
5.時間運籌與勞逸結合
(四)文化知識
1.基礎文化知識:語言文字、歷史哲學、經濟管理、法學和自然科學。
2.專業知識:行政管理、公共管理、有關辦公室的專業知識、相關行業的專業知識。
3.相關知識:相關學科知識、新興學科知識。
三、實務處理
(一)日常事務
1.值班值勤
2.電話通訊
3.機要收發
4.會務接待
(二)調研督查
1.公文擬發
2.綜合協調
3.調查研究
4.反饋督查
5.資訊簡報
(三)保密信訪
(四)檔案工作
(五)行政後勤
(六)辦公自動化和辦公環境
(七)制度建設
第二部分 文章寫作面面觀
一、依賴路徑:並非條條道路通羅馬
1.總體大局:主旨確定 → 素材選擇 → 結構層次
2.具體擬製:情況確實 → 觀點正確 → 結構嚴謹 → 條理清晰 → 表述準確 → 字詞規範 → 標點無誤 → 篇幅力求簡短
二、總體要求:萬變不離其宗的“戲法”
(一)主題要求
1.正確——綱舉目張一線牽(理論思維)
2.集中——涉深水者得蛟龍(深刻思維)
3.鮮明——慧眼獨具創意多(獨創思維)
(二)結構要求
1.完整——萬里寫入胸懷間(思維的廣闊性)
2.規範——經驗本事雙刃劍(思維的典型性)
3.嚴密——天衣無縫話文章(思維的縝密性)
(三)語言要求
1.樸實——恬靜淡定理至清(收斂性)
2.簡練——一語中的功最深(概括性)
3.“準確”——創意造言不相師(創造性)
4.莊重——量體裁衣恰合身(相容性)
三、層次:從內容到形式
1.總體(綜觀)
內容:情況真實,意思恰當,情感真摯;
形式:起、接、結,簡、繁、略,段、句、詞,題、文、篇幅。
2.具體(細觀)
內容:順序不亂,特色明顯;
形式:體裁、邏輯、章法、修辭、風格。
四、文體:區分的標準是作者意見的有無
1.記述文和敘述文,合稱為記敘文
2.說明文和議論文,合稱為論說文
五、敘述的順序:應當把握的關節點
1.一般依照觀察的順序;
2.重視統屬關係;
3.更重視要突出的重點;
4.起首和結尾。
六、蘊意的拓展:一樣話百樣說
1.善襯背景;
2.巧用暗示;
3.揭示關係;
4.字面寓意;
5.適度擬人。
七、沿襲與創新:經驗本是雙刃劍
1.用詞須考慮源流;
2.寓意須不悖常理;
3.修辭須得體統一;
4.類比須分析條件。
八、邏輯與思維:假設意義的判定
1.限制概念,嚴格定義;
2.注意關聯,慎重判斷;
3.小心求證,逐步演繹;
4.漸次展開,多層次論證。
九、話語啟動力:多重關注的意圖指向
1.語意識別的理據性反應;
2.語義網路的選擇性啟用;
3.語詞要素的光波性衍射;
4.詞彙能指的適應性位序;
5.語句隱喻的縮略性建構。
十、詞義辨析:對流行“熱詞”的粗略解析。