公司發文工作手冊
一、工作內容
公司發文是指各部門、子公司以集團名義制發的公文。
二、工作要求
（一）公司發文的稽核要求
按照發文規範，進行稽核，確保發文意思表述正確，內容完整。每隔一段時間，要對發文中存在的問題進行公示、通報，引起大家注意。
（二）該項工作的相關涉及人員：
集團各部門的發起人為各部門檔案起草人，稽核人為部門主任。（說明：控股企業不能以集團名義直接發文，需由資產管理部門或子公司進行發文。）
各子公司的發起人、稽核人均為子公司負責人。
集團發文核稿及流轉人員：總經部負責發文稽核工作的文祕人員核稿、流轉、編號、用印、存檔，總經部主任負責稽核。
會籤部門及相關領導負責稽核。
董事長或總經理負責簽發。
檔案室負責排版印刷。
三、集團行政公文種類主要有:
（一）請示
適用於向上級單位請求指示、批准。
（二）報告
適用於向上級單位彙報工作，反映情況，回覆上級單位的詢問。
（三）函
適用於不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
（四）通知
適用於釋出、傳達要求下級單位執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
（五）批覆
適用於答覆下級單位的請示事項。
（六）通報
適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
（七）決議
適用於會議討論通過的重大決策事項。
（八）決定
適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。
（九）意見
適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（十）紀要
適用於記載會議主要情況和議定事項。
說明：請示、報告是向上級單位發文的常用文種，平級或無隸屬關係的單位之間的發文使用函。對下級單位發文使用通知、通報、決定、批覆等文種。在正式發文中不存在“彙報”這種文種，“關於***的情況彙報”僅作為總經理辦公會、經理辦公會議題標題使用。
三、工作程式
（一）對發文內容的稽核
1.是否符合國家的法律、法規及其他有關規定。
2.是否情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。
3.是否與黨政聯席會議、總經理辦公會議等會議議定事項一致。
4.在不違背文稿基本內容的前提下，可自行對文字表述進行修改。對不符合行文規定的，可回退行文部門重新辦理。
（二）對發文格式的稽核
1.份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。
2.密級和保密期限。公文的祕密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標註“絕密”“機密”“祕密”和保密期限。
3.緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”、“加急”。
4.發文單位標誌。由發文單位全稱或者規範化簡稱加“檔案”二字組成，也可以使用發文單位全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文單位標誌可以並用聯合發文單位名稱，也可以單獨用主辦單位名稱。
5.發文字號。由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦單位的發文字號。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加“號”字。下行文發文字號在發文機關標誌下空2行位置，用3號仿宋字居中排布；上行文發文字號居左空1字編排。
6.簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。由“簽發人”三字加全形冒號和簽發人姓名組成，居右空1字，編排在發文機關標誌下空2行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。
7.標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當。標題排列應當使用梯形或菱形。
批轉或轉發的檔案，標題一般不加冠機關名稱，在標題下面註明機關名稱和年、月、日，並用圓括號括起來。
8.主送單位。公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規範化簡稱或者同類型單位統稱。標題下空1行，居左頂格用3號仿宋體字標註，回行時仍頂格；最後一個主送單位名稱後標全形冒號。
9.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。一般用3號仿宋字型，編排於主送機關名稱的下一行，每個自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。文中結構層次序數可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標註，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註。
10.附件說明。公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用仿宋體字編排“附件”二字，後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號（如“附件：1.××××”）；附件名稱後不加標點符號；附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
11.發文單位署名。如需標註發文單位署名，應當使用發文單位全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文機關署名的順序應與發文機關的排列順序一致。單一單位行文時，不簽署發文單位署名。
12.成文日期。署會議通過或者發文單位負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發單位負責人簽發的日期。成為日期一般右空4字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。
13.印章。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。
14.附註。公文印發傳達範圍等需要說明的事項。公文如有附註，用3號仿宋體字居左空2字家圓括號編排在成文日期下一行。
15.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。在附件左上角第一行用3號黑體字頂格“附件”二字，兩字之間空1字；有順序號時標註順序號，“附件”二字之間不空字。
16.抄送單位。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規範化簡稱。
17.印發單位和印發日期。印發日期以公文付印的日期為準。印發單位統一使用“河南集團有限公司總經理工作部”
四、注意事項
（一）向上級單位行文，應當遵循以下規則
1.原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。
2.下級單位的請示事項，如需以集團名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報上級單位。
3.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
4.除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以集團名義向上級單位負責人報送公文，不得以企業負責人名義向上級單位報送公文。
（二）向下級單位行文，應當遵循以下規則
1.主送受理單位，根據需要抄送相關單位。
2.涉及多個部門職權範圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文。
3.向受雙重領導的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。
（三） 檔案簽發
1.基本制度的印發檔案，所有對外簽署合同、協議的檔案，須由董事長簽發；涉及資產轉讓、大額出資、對外貸款、控股企業高管人員任免等應由董事會、黨委會決策的事項由董事長簽發。
2.總經理辦公會議等集體研究通過的檔案，發文時按上述原則直接簽發，不再會籤。行政管理部門需要註明具體會議時間、簡要內容。對涉及公司權益等重要事項的檔案，確需會籤的，按照要求進行會籤。
3.涉及到董事長、黨委書記、總經理個人事項的檔案，按照有關要求，不能由本人簽發的，應由具有簽發許可權的其他領導簽發。
4.如簽發人因特殊原因無法簽發，可以授權具有簽發許可權的其他領導簽發。
（四）關於發文綠色通道機制
以不影響工作為原則，實施發文綠色通道機制，對於特別緊急重要的檔案，經簽發人同意，可先行印發，同時由主辦部門完善發文流程，主辦部門應於檔案印發後3個工作日內發起網上審批流程，並在提起發文流程時直接填寫文號。
五、公司發文的OA籤批流程
（一）發起人在個人OA的常用流程/公司發文或公文管理/發文管理中進入發文頁面。
（二）在發文稿紙上填寫發文標題、摘要等主要內容。
（三）發起人開啟流程中的正文，將檔案內容貼上在正文內，貼上完成後點擊發送，發文將自動提交至本單位負責人處進行稽核。
（四）本單位負責人收到後在責任部門主任意見處填寫明確意見，並根據工作需要寫明需哪些部門會籤，之後點提交，流程將自動提交至發起人。發起人根據負責人意見將完善後的檔案修改後，選中需要會籤的部門，提交會籤部門。
（五）會籤部門會簽完成後，流程將回到發起人處，由發起人點提交，將自動流轉至總經部文祕人員進行檔案核稿。
（六）總經部文祕核稿完畢後，提交總經部主任稽核，總經部主任稽核後，回到總經部文祕人員，提交發起部門及會籤部門的分管領導稽核。上述領導均簽署“同意”意見後，文祕人員提交簽發人（總經理或董事長）稽核。
（七）集團領導及簽發人籤批“同意”後，由總經部文祕人員在發文登記本上登記編號並提交文印室校對，排版後印發。
（八）需加蓋電子印章的，由檔案室套紅頭後，提交總經部文祕加蓋電子公章；不需要加蓋電子印章的，由發起人到檔案室領取印好的檔案，到總經部直接蓋章，並交三份正式檔案到總經部存檔。
（九）點選“流程”可以查時當前檔案流轉狀態。