對做好專案協調管理的初淺看法
一、專案協調的範圍和特點
專案協調的範圍大致可劃分為三個方面，即：內部關係的協調、近外層關係的協調和遠外層關係的協調。其中，內部關係包括專案經理部內部關係、專案經理部與企業的關係、專案經理部與作業層的關係;近外層關係是指與專案部有直接和間接合同的關係，包括與建設單位、監理單位、設計單位、物資供應單位、分包單位以及銀行、保險公司等之間的關係;遠外層關係是指與專案部雖無直接和間接合同關係，但卻有著法律法規和社會公德等約束的關係，例如專案部與地方政府的交通、環保、衛生、防疫、勞動、安監、綠化等部門的關係。實際工作經驗告訴我們，專案施工過程中，近外層關係的協調是專案管理協調的重點。
專案協調的特點。首先是協調的要素多，工作量大。一是人際關係的協調，通常包括專案經理部內部人際關係的協調以及與關聯單位的人際關係的協調，協調的物件主要是相關工作人員在工作過程當中人與人之間在管理工作中的聯絡和矛盾。二是組織關係的協調，通常包括專案經理部與企業管理層以及與分包單位、勞務作業層之間的關係。三是供求關係協調，通常包括企業物資供應部門、建設單位物資供應部門與專案經理部之間的關係協調，各生產要素供需單位之間的協調。四是協作配合之間的關係協調，通常包括專案經理部內部各部門之間、上下級之間、管理層與作業層之間以及與各近外層協作單位之間的協調。五是約束關係的協調，通常包括專案經理部與遠外層關係的協調，包括與有法律法規約束關係的單位，例如政府下設的環保、衛生、綠化、質檢、勞動、交通等部門的關係協調，和與有合同約束關係的建設單位之間關係的協調。
其次，專案協調具有階段性。建設工程通常具有很強的階段性，對於工程總承包專案通常可分為勘探、設計、採購、施工、運營等不同階段，每個階段又可以劃分為若干時期，例如在施工階段就可以分為準備期、施工期、收尾期等，在各個不同的時期，專案協調工作的內容是不一樣的，協調的重點也是不同的。例如：施工準備期，協調的重點是遠外層關係的協調，主要是當地政府各部門(包括土地部門、環保部門、公安部門、衛生防疫部門、質量監督部門、勞動安全部門、交通部門等)的關係協調;施工期協調的重點是內部關係的協調，主要是協調好專案經理部內部關係、專案經理部與企業的關係、專案經理部與作業層的關係;收尾期協調的重點是近外層關係，主要是建設單位、監理單位、設計單位、物資供應單位、分包單位以及銀行、保險公司等部門之間的關係協調。
第三、協調的難度更大。由於專案管理的協調性質是多種多樣的，所涉及到的關係也是千頭萬緒的，例如，有專案與目標因素之間的協調;專案各子系統內部、子系統之間、子系統與環境之間的協調;各專業技術方面的協調;各種管理方法、管理過程的協調;專案實施過程的協調;各種管理職能方面的協調;專案參與者之間的協調等。因而協調工作在專案管理過程中的難度比其他任何一種工作的協調難度都大。
二、專案管理過程中普遍存在的主要問題
首先是專案經理部內部工作混亂。主要表現在：由於專案部總體目標不明，各職能部門的職責、權力不明確，部門之間經常出現推諉扯皮現象;由於缺乏溝通和必要的宣傳，部門之間工作思路和做法不同，在一件事情上有時會出現對立的、相反的意見或做法;由於施工不順暢，資金狀況不好或施過程中遇到的一些挫折和危機時，專案部內部往往會出現士氣不足，工作熱情不高的現象;由於資訊不暢，工作溝通不及時，指揮不靈等原因，專案實施過程中容易出現各種混亂現象，部門工作抓不住重點，作業層人員每班不知道應該幹什麼活，幹到什麼程度;由於人們對合同、各種指令和責任書學習理解不透，認識不一致，因而在施工過程中不能認真履行合同，往往出現各自為政的現象，使專案失控;由於專案部內部沒有和諧的工作氛圍，致使專案部正氣不足，應該開的會不及時開、應該討論研究的問題不討論，該提出來的問題不及時提出來，致使工程釀成隱患或造成重大的經濟損失。因此，抓好專案管理是專案經理首要任務，是實現專案和諧的關鍵。
其次是與外部關係未能夠很好的理順。主要表現在：專案經理部的工作得不到建設單位、監理單位、設計單位等近外層關係單位的支援，有時甚至會出現對立的現象;建設、監理、設計單位很少召開生產協調會議，或者在協調會議上不能很好討論研究重要的協調事務，有時經常出現偏離議題或者是正常的生產協調會議老是被打斷和干擾，達不到應有的效果;由於會議召開的少，三個層次之間的資訊不暢，出現的問題得不到及時溝通，致使專案部內部、專案部與遠外層、專案部與近外層三個層次之間很容易產生不必要的誤會，經常會因此影響了專案的正常運作，甚至相互之間往往產生一些抱怨;另外，還有些專案經理部得不到上級企業職能部門的支援，不能及時得到人力、技術資源和管理服務，而且與外界又不能進行正常的資訊溝通，迫使專案經理部在有些問題上要花費大量的時間和精力處理各種突發矛盾和問題，降低了工作效率。
第三、管理不規範、紀律不嚴明，管理層和作業層工作配合不默契、工作關係不夠協調。主要表現在：專案部各部門職責不清、施工計劃研究不細、落實不好;技術指導服務不到位、質量檢查不及時，返工、窩工現象時有發生;施工排程命令有時得不到很好貫徹落實，各層面、各工種之間配合不夠好，協調不及時;由於紀律不嚴、管理不規範，現場施工不文明現象到處可見，損失浪費現象嚴重。
上述三方面問題是專案施工管理過程中普遍存在的問題，這些問題如果不予以高度重視，在整個施工過程中協調工作做不好或協調不及時，專案部就不可能實現和諧氛圍，各項工作很難做好，經營管理目標很難實現。因此，抓好專案施工的各項管理工作，協調好各個層次的工作關係，是構建和諧氛圍的關鍵。
三、做好專案協調實現專案部和諧工作氛圍，必須認真做好以下幾個方面的工作
1、專案部全體人員必須牢固樹立“和諧氛圍”是做好一切工作基礎的思想意識。眾所周知，構建和諧社會是我國當前的一項國策，而構建和諧的工作環境是現代管理所提倡的一項重要原則。對於工程專案來說，由於建築工程的特殊性，施工過程中涉及到的各層面的關係的複雜性，要實現和諧氛圍，協調工作就顯得尤為重要。因此，專案部全體人員應通過學習和不斷的教育，充分認識到協調工作的重要性，在日常工作中努力做好本職工作，用友好的語言、和藹的態度來幫助、支援其他部門工作，及時溝通工作中出現的各種矛盾，努力創造出和諧的工作氛圍。這是做好其他一切工作的基礎，沒有和諧的工作環境什麼事也做不好、做不成。
2、加強專案部各層面的溝通是做好專案協調的必要手段和方法。溝通可以是思想交流，也可以是施工技術交流、工作上的支援和幫助，還可以是其他方面個交流，總之，溝通是解決專案實施過程中各種障礙的最基本方法。多年的事實證明，溝通是實現和諧工作氛圍最有效的一種手段。任何組織和個人發生爭執或矛盾後，只有通過溝通才能實現和解，通過溝通不但可以解決各種協調問題，如，施工技術問題、施工過程和方法、對問題的認識和理解、對專案管理方法和施工程式中的矛盾、困難和不一致等，而且還可以解決相關人員心理行為的障礙和爭執。對於專案來說，專案經理部內部情況溝通的好壞，是測定專案管理效果的最好尺度，專案目標能否成功實現，很大程度上取決於專案經理部能否成功地進行溝通，即能否成功地做好協調工作。
3、要盡力控制爭執。由於每個人的思想道德觀念的差異、工作能力和水平的差異、以及對問題的出發點不同等原因，在日常的工作生活中爭執現象時有發生，尤其是在專案施工過程中，爭執現象無時不在，這就要求專案部的各級領導要掌握控制好爭執事態的擴大，要及時協調好出現的各種爭執。協調還要講究技巧，特別是對於爭執的處理更要講究藝術，必須使爭執得到有效的管理和控制。對於專案實施過程中出現的問題應本著多協商少爭執的原則，通過協商平衡來滿足各方面的利益，從而達到和諧的目的。通常情況下對於不影響專案管理大局的爭執，應採取策略引導爭執者或者說服雙方向對方作適當妥協或非原則性讓步，避免爭執擴大化;對於涉及雙方共同利益的爭執可採取互遷互讓，加大合作面進而形成利益互補或利益共同體，從而化解爭執;對於利益衝突性較大的爭執或問題比較突出的爭執，在協商和調解都無效的情況下，應及時提交上級領導裁決，或當機立斷採取行政裁決的方式解決，或通過法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對於一些目標不明或方法難以確定的問題，有時要有意識的引起爭執，通過爭執進行討論和溝通，使認識一致，從而得到最佳協調解決方案。
4、對具體問題要進行認真的分析，對不同的問題採取不同的方法手段。在專案協調過程中必須堅持具體問題具體分析的原則，對於每一個需要協調的問題都必須先分清它的性質、型別、主次等要素，然後制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對於內部人際關係的協調主要應依靠各項規章制度，通過做思想政治工作和內部教育培訓，逐步提高人員素質等方法來實現和諧;對於專案經理部與企業管理層之間的管理協調，應嚴格執行《專案管理目標責任書》，藉助主管領導或相關部門進行協調;對於專案經理部與作業層之間關係的協調，應嚴格履行《勞務分包合同》和執行《專案管理制度和辦法》，通過個別交談或會議等形式進行協調;對於專案經理部內部供求關係的協調，必須依靠編制的資源需求計劃並通過物資供應部門、排程系統和排程人員的作用進行協調;對於專案經理部與建設單位和監理單位之間的協調，應以溝通為主，協調的目的是搞好協作，協調的依據是執行合同，協調的重點是資金問題、進度問題和質量問題。因此，專案部各級人員必須高度重視並認真做好這個層面的協調工作。
5、專案協調還要注重動態管理的協調。專案的協調工作貫穿於專案管理的全過程，但是，由於工程專案的實施是分階段實行的，專案各階段所存在的問題有所不同，因而在專案協調過程中還必須根據各階段的實際情況抓好協調的重點，如，在專案實施初期主要是遠外層和供求關係的協調;專案施工期間主要是內部關係的協調和近外層關係的協調;後期的協調重點則是近外層關係及合同與法律法規約束關係的協調。專案部主要領導應根據專案的進展，適時準確的把握各種關係的發展事態，以及在專案進展的不同時期和各層面工作關係相處情況，及時有效的進行溝通，化解各種矛盾、解決各種爭執，營造和諧工作氛圍，從而提高專案執行的效率。
6、應注重加強專案部全體人員的思想和技術業務學習，努力提高政治和業務素質以及協調能力。任何工作都是由人來完成的，人的素質決定了工作質量，專案協調工作也不例外。要創造專案管理和諧氛圍，必須搞好專案協調工作。因此，專案部在施工進展的全過程中應注重對專案部所有管理人員進行必要的培訓和教育，使他們充分了解專案協調工作的重要性，學會和掌握協調工作的方法和技巧，在工作中及時處理好隨時發生的各種問題。另外，專案經理部最好配備專職的專案協調工作人員，並指定一名專案副經理專門負責此項工作，這樣可取得理想的效果。