如何在一天半內寫好一份報告？
2010-08-26 23:18:37
許多職場人士在工作中需要寫PPT格式的商業報告，如何快速有效的製作報告就成為一個實際的難題，雖然“好”是許多人希望達到的目標，但是仔細想來，其實“快”可能是最重要的目標，因為工作大都比較繁忙，思考報告的同時也常常被電話，會議等各種事情打斷。但是，快並不容易，許多人都有一個類似的經歷，往往很想好好寫一份重要的報告，最後卻不知不覺拖延下來，甚至錯過deadline，這也是符合拖延症的心理規律的。（參考拖延心理學讀書筆記）
所以，如何快速有效的寫作報告，成為許多商業人士的願望，我根據自己的實踐，總結了一個一天半製作報告的辦法，寫出來和大家探討。
我在如何在工作中提高自己的實際能力中，提到了邏輯力，善於運用邏輯力，是快速解決問題的關鍵。只有真正掌握了假設思考的人，才能算是有邏輯力的商業人士。下面說的這種方法，也是基於假設思考的。
目標：一天半寫完一份20-30頁左右的PPT報告，型別不限。
條件：
1. 瞭解報告的目標，應該已經很清楚報告目標，而不是一個漫無目標的“創新”，“增長”之類的。
2. 已經做過初步的資訊收集（可能是幾個小時的網路資訊搜尋，也可能是一些客戶訪談，調研問卷結果，或者自己有一些相關的經驗等等）。
3. 自己有一些PPT製作經驗，瞭解報告的結構，善用PPT模板，有一些自己總結分析的常用PPT最好。
4. 具有一天半完整的時間，不被其他工作打擾，非常繁忙的人，可以把頭天晚上設定為那個半天。
流程：
頭半天：
1. 思考如何解決問題，時間：2-4小時。成果：形成一份解決問題的框架。 方法：可以是自己思考，也可以是頭腦風暴。要解決的問題是什麼？設定目標。從目標出發，想出可能的原因-假設原因-考慮如何分析，收集資訊-分析-相處廣泛的對策-選擇最合適的方案-制定執行計劃。
難點：假設思考本身是一個難點，根據我實際的觀察，瞭解過這種方法的人，能實際運用的只有5%-10%，心理障礙也是一個問題。
2. 畫出故事線，時間：1小時。成果：形成一份空白的PPT。
方法：根據框架，考慮每一頁PPT用什麼標題，大致要寫點什麼，快速的把每一頁的PPT設計出來，50%可能只有一個標題，自己瀏覽一遍，覺得故事線沒有問題就ok。
難點：設計空白PPT需要想象力，思維緊張的時候需要放鬆下來，想象自己正在講解這份文件，思路很快就能開啟。
第二天：
3. 根據故事線PPT開始攢PPT，時間：8-12小時，成果：完成PPT報告。
好的方法就是設定好時間。比較複雜，文字較多的PPT熟手大概需要30分鐘，所以可以設定30分鐘一頁，30分鐘內想好如何設計表現方式，快速的填上收集的資訊。
難點：關鍵是恪守時間，不要禁不住誘惑去調整PPT中的細節，那些都是time killer，關鍵是完成報告。
看起來有些簡單，但實際上這種方法非常切實可行，實踐者這種方法的時候，心中一定要堅信自己能做到，認真練習幾次後，就能體會到快速製作報告帶來的效果。