XXXXXXXXXX有限公司檔案
總經辦?2013?1號簽發人：總經理名字公文寫作與管理
一、 目的
為規範公司內部公文格式，提高公司內部檔案管理質量。
二、 適用範圍
公司各部門
三、 檔案種類
（一） 普通檔案
普通檔案一般指不涉及密級或沒有緊急時間限制的檔案。
（二） 密級檔案
1） 分類：絕密（A密）、機密（B密）、祕密（C密）。 ? 絕密（A密）檔案指內容涉及公司核心祕密，一旦洩露會使公司的利益遭受重大損害的檔案。如公司及各部門生產發展中，直接影響公司權益的重要決策檔案資料。 ? 機密（B密）檔案指內容涉及公司重要祕密，一旦洩露會使公司的利益遭受嚴重損害的檔案。如公司發展規劃、財務報表、統計資料、各類操作引數、重要計劃報告、重要會議記錄、公司經營情況、給政府部門的各類請示及批覆等檔案資料。
? 祕密（C密）檔案指內容涉及公司一般祕密，一旦洩露會使公司的利益遭受一定損害的檔案。公司人事檔案、合
同協議、職工工資等收入、尚未公開的各類資訊、策劃
方案等。
2） 制文：凡涉及祕密事項的檔案要準確劃定祕密等級，檔案
的密級由制發部門根據內容涉及公司祕密的程度來劃定。
3） 管理：公司及各部門的檔案資料管理及保密工作由公司總
經辦及各部門歸口管理。祕密檔案必須有嚴格的審批、印發、
借閱登記等管理制度，指定專人進行管理。
4） 發文：祕密檔案一律由檔案發出人或部門辦公室列印，裝
訂，要嚴格按照核定的份數印製, 要及時刪除或妥善保管電
腦裡的祕密檔案，草紙、廢紙、多餘的等要當即撕毀待銷，
辦公室工作人員應嚴守機密。
5） 借閱：若需查閱密級檔案必須在辦公室閱辦, 不得帶回家
中,不準攜帶出入公共場所。如借用密級檔案資料，需經相
關負責人同意批准：
? 絕密（A密）檔案：公司副總經理級人員可以查閱A密文
件，如需借用,報總經理批准； 副總經理以下人員確需
查閱A密檔案，須經公司總經理籤批後方可借閱。
? 機密（B密）檔案：部門主管級人員可以查閱本部門B密
檔案，如需借用，需部門經理批准；部門主管以下人員
確需查閱、借用本部門B級檔案，須經部門經理批准；
跨部門查閱B級檔案，須經主管副總經理批准。
? 祕密（C密）檔案：部門主管以下人員需查閱C密檔案，
須經部門主管批准。
備註：公司已經界定密級的檔案、資料任何人不得對外洩漏。員工離職時，應交回相關檔案與資料； 員工（包括試用期的員工）離職後，亦不得洩露本公司的商業祕密，否則依法追究責任。
（三） 緊急檔案
根據緊急程度，檔案可分：特急檔案、加急檔案、緊急
檔案、普通檔案。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。
? 特急檔案，是指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉和辦理的檔案。辦結時限為4個小時內，
不分工作日或休息日。
? 加急檔案，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉和辦理的檔案。辦結時限為1天內，不分工作日或休息日。
? 緊急檔案，是指涉及重要工作需要短時間內形成、運轉和辦理的檔案。辦結時限為3天，不分工作日或休息日。
四、 文體類別
(一) 計劃類：包括工作計劃、專案計劃、經費預算計劃、採購計劃、
業務計劃等。
(二) 總結類：包括工作總結、專案運營情況階段性總結、制度落實
情況總結、培訓情況總結等。
(三) 通告類：包括各類通知、通報、表彰、公示等。
(四) 制度類：包括管理制度、規範、明細、標準參照、方案等。
(五) 會議紀要：適用於記錄、傳達會議情況和議定事項。
(六) 請示：適用於向上級單位請求指示、批准。
(七) 批覆：適用於答覆下級單位請示事項。
(八) 工作函：適用於平級部門或無隸屬關係的部門之間商洽或聯絡
工作、詢問和答覆問題。
五、 檔案寫作結構與格式
（一） 頁面設定
1、 頁面設定
上下頁邊距為：2.5cm；左右頁邊距為：2.5cm。
2、 頁碼設定
1) 單面列印，頁碼位於頁面底端居於右下角。
2) 雙面列印，頁碼位於頁面底端居中間。
（二） 眉首
眉首又稱文頭，紅色反線以上部分，由密級、緊急程度、檔案類別、發文字號、簽發人組成。
１、 密級：四號黑體，右上角。
如：公司A密
２、 緊急程度：四號黑體，右上角居於密級下方。 ３、 版頭：
“公司名+文體 ”
格式：28號華文中宋，紅色，加粗，居中。
４、 文號
發文部門/辦公室+【年份】+編碼
格式：四號仿宋，位於版頭的左下邊。
如：總經辦【2013】1號、財務【2013】23號
５、 簽發人
格式：“簽發人”採用四號仿宋，簽發人姓名採用四號楷體，位於版頭的右下邊，與文號保持同一行。
（三） 主體
主體部分為紅反線以下部分，包括標題、主送部門、正文、附件、落款、成文時間、印章等。
主體部分段落行距統一為22磅，採用的字型分為： １、 標題：居中，二號華文中宋。
２、 主送部門：左側頂格，四號仿宋字型。
３、 正文：首行空兩格，四仿宋字型。
４、 附件：四仿宋字型。
５、 落款：四仿宋字型。
６、 成文時間：用漢字，四號仿宋字型，如“二○一三年
八月三日”。
７、 印章：檔案除了會議紀要和以電子版形式發文外，均
要蓋相應的印章。
（四） 版記
版記包括主題詞、呈送、報送、抄送。字型採用四號黑體。 １、 主題詞：一般由關鍵詞、檔案型別組成。
例如：公司銷售部會議紀要
主題詞：銷售、紀要
２、 呈送物件：一般指高層管理，即總經理、副總經理等。 ３、 報送物件：一般指檔案涉及的公司各部門。 ４、 抄送物件：一般指公司總經理辦公室。
六、 檔案管理
（一） 發文管理
1、 發文部門將檔案送至其他部門，或通知其他部門領取
檔案，都需做收文登記。
2、 密級檔案資料必須根據批示傳閱範圍由公司機要文書
專人傳送；密級檔案要在當天內閱讀，閱讀之後交回公司機要文書保管，以確保檔案的安全。
3、 發文部門要負責催辦，做到緊急檔案、重要檔案跟蹤
催辦，一般公文要定期催辦。
4、 各部門發文登記表可參考附件，也可自行制定。
（二） 收文管理
1、 公司及各部門收到檔案後，應及時做登記。
2、 凡是急件、會議通知或時間性較強的檔案，必須隨收
隨送，儘快送到有關領導和部門；其他檔案亦要抓緊傳閱，一般不超過3天傳閱完成；要做到急文急辦、密級檔案專送專管、緊急檔案不壓誤、常規檔案辦理不拖拉。
3、 公司及各部門需當日批覆緊急檔案或重要檔案，其他
一般檔案需在3個工作日內批覆。如不能及時對緊急檔案或重要檔案作出批覆，應及時向發文部門說明原因。對不屬於本部門職權範圍或者不宜由本部門辦理的檔案，應當及時退回發文部門並說明理由。
4、 各部門收文登記表可參考附件，也可自行制定。
（三） 借閱管理
1、 借閱非機密檔案，可以不經領導審批，而由各部門經
理掌握。但必須辦理借閱登記。
2、 借閱密級檔案，必須由各部門經理同意，並報副總經
理或以上的領導審批後，方可借閱。
3、 涉及公司核心機密檔案，必須由總經理批准，才能借
閱。
4、 借閱檔案時，文祕人員和借閱人應當面查清檔案類別、
份數，然後在檔案借閱登記表上登記簽字。檔案退還時，根據借閱登記表檢查、核對，無誤後予以銷帳。
5、 對借閱的檔案在限定的時間內還未歸還者應及時催
退，以防檔案散失或影響他人借閱。
6、 各部門檔案借閱登記表可參考附件，也可自行制定。
（四） 存檔管理
１、 公司級釋出的檔案由總經理辦公室存檔。
２、 部門級釋出的檔案由各部門自行存檔。
３、 部門聯合釋出的檔案由總經理辦公室存檔。
七、 常用表格參考模板（詳見附件）
１、 發文登記表
２、 收文登記表
３、 檔案借閱登記表
４、 檔案處理呈批表
八、 常用文體參考模板（詳見附件）
１、 通知
２、 請示
３、 會議紀要
４、 工作函
５、 工作報告
６、 方案
九、 附則
本制度屬於暫行規範管理制度，在實際使用過程中將會有所修改，同時，鼓勵並支援各部門提出建議或意見。
xxx公司
總經理辦公室
二○一三年八月一日