研發技術檔案控制辦法
1.目的和作用
為了加強對公司研發技術檔案和資料的管理,使之得到合理的控制和充分的利用,確保使用的檔案資料的有效性,以滿足研發活動的需要,特制定本方法。
2.管理職責
2.1研發部門負責產品技術檔案和資料的歸口管理,負責公司經營活動中一切與研發相關的工作所必要的銜接配合,負責收集國家、行業所釋出的各項技術法規和技術標準並組織貫徹。
2.2技術檔案和資料的使用部門，應負責對本部門技術檔案和資料的管理。
2.3公司檔案科負責技術檔案的保管、收發，以及按指令進行技術檔案資料修改等方面的文案工作。
3. 研發技術檔案和資料的登記歸檔
3.1登記歸檔的技術檔案和資料,由研發部門統一進行稽核,檔案的形成應滿足研發、配套、檢驗以及服務的要求，技術檔案應當完整、準確、統一、協調、清晰。
3.2 研發部門必須建立技術檔案管理臺賬,掌握全部技術檔案的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、印製總數、儲備數量、編制時間、釋出時間、停止使用時間、回收數量、銷燬情況以及相關責任人員等。
3.3技術檔案的保管由公司檔案科案檔案管理準進行登記保管。
4. 研發技術檔案更改
4.1當發現技術檔案有問題時，經論證確需更改的，由研發部門負責進行更改，主管研發員填寫更改並單，部門負責人稽核之後報公司主管領導批准。要求：
4.1.1應對裝配、互換、可維修性、可檢驗性等進行充分論證，必要時，應進行樣件檢驗、試驗、試裝和工藝試驗等；如果涉及其他檔案的更改，還應填開相應通知單。
4.1.2 涉及庫存或在製品處理的還應配套部門會籤。庫存品或製品的處理應在量上或時間上給予通知，收回原封樣件。
4.2生效的更改單交資料管理人員進行復制，並向該更改單涉及的原技術檔案發放範圍及執行部門發放、登記。
4.3持有技術檔案的單位憑更改單更改。對於發往供方的技術檔案，由配套部門負責將更改單及時發到持有相應技術檔案的供方，並且各種簽收手續要齊全。
4.4更改方法：對所需要更改的尺寸、文字或圖形等用實線畫掉，不允許喬改或塗改（被劃掉的部分應能清楚地看出更改前的情況），然後填注新尺寸、文字或圖形；同時靠近的部位畫出小三角形或小圓，在其中填a，b，c….或者1,2,3…如一次更改多處時,應將同一標記畫在所更改的部位旁,必要時畫一細實線,引向被更改部位;之後在標題欄中記錄更改情況。用碳素墨水更改。
5. 研發技術檔案的發放控制
5.1 研發部門負責按有關規定發放技術檔案。檔案發放前應在技術檔案上蓋紅色的受控印章：發研發部門的蓋“研發專用”；發檢驗部門的蓋“測試專用”；發配套部門的蓋“配套專用”；發技術部的蓋“技術專用”；發測度部門的蓋“測試專用”；發其他部門的蓋“受控技術檔案”；由技術部門存檔的蓋“技術專用”（底圖和用軟、硬碟儲存的除外）。非受控技術檔案不蓋章。技術通知單蓋技術部公章作為受控印章。
5.2 因故需增加發放份數時，由需用部門提出申請，發文部門主管稽核，公司主管批准後才能發放。
5.3 檔案的發放應在受控技術資料發放表上登記。對於非受控檔案（如試驗研究、工夾具等不直接涉及出廠產品質量的圖紙）的發放不在受控技術資料發放表上登記，而另用發放登記本記錄。
5.4 對於供方使用的技術資料，由供方申請，配套部門主管確認，公司配套主管批准後，到技術部門領取。
5.5 對於與產品使用、維修、服務有關的隨產品發放的技術檔案，鉛印後隨產品發放，不受本檔案規定的發放範圍的控制，但檔案修改後應及時對這方面的檔案進行修訂。
6.技術檔案和資料的管理
6.1 持有技術檔案和資料的單位負責本單位的技術檔案(包括樣件)和資料和管理。
6.2 持有技術檔案和資料的單位應有專（兼）職的檔案資料管理員，對本單位的檔案資料進行管理，包括收發登記、借閱登記、更改記錄等。
6.3技術檔案的丟失、缺損或圖面髒爛，看不清楚，責任單位或個人應寫出書面申請，經發文部門負責人批准後才能補發（補發時，受控檔案應蓋受控印章），同時應將原檔案收回。
6.4持有圖紙的部門，應建立部門的圖紙資料借閱管理制度。
6.5 研發部門負責至少每月對技術檔案（包括更改單、通知單）的更改的準確性、完整性以及有效性進行監督檢查，並形成記錄。
6.6 不得在研發檔案上亂改、亂畫、作標記等。
7. 檔案換版與作廢
7.1 研發檔案經多次更必或須進行大幅度修改而不能繼續複製或使用時,需進行換版。換版後按有關規定進行審籤。
7.2 檔案換版後應按原發放檔案清單將原版檔案收回，換髮新檔案。
7.3 換回的檔案以及因其他原因需作廢的檔案，應交回原發文部門統一銷燬，銷燬時，由資料管理員造冊，經部門負責人批准後才能進行。
7.4 作廢檔案和資料，如有特殊原因或目的，需在繼續儲存的，均應在檔案和資料上蓋上紅色“作廢”章。
8．企業標準以及外來資料的控制
8.1 對於各種產品都要用的企業標準以及外來的需直接使用的研發標準“（包括由供方以及使用者發來的研發標準），應由研發部門負責編髮有效技術標準清單”（或稱技術標準配置表，清單中應註明使用的技術標準的版本號，即生效年號）確定發放範圍，經研發部門主管稽核，公司研發主管批准後，將標準發放到需使用檔案的部門。
8.2 對於來自於供方、使用者等方面的外來資料、技術檔案，應儘可能轉換成企業自身的技術檔案、圖紙，以有利於執行單位的貫徹。
8.3 對於來自於供方以及使用者的技術檔案和資料，按公司相應的程式審批確認（校對、稽核、批准以及必要的標準化審查）後，可作為研發、生產、配套以及檢查用圖，但應視作公司內部研發檔案和資料同等進行管理控制。
9.臨時性研發檔案的控制
9.1 臨時性研發檔案包括研發部門的專案審批書、研發部門所發的專案通知單、臨時性生產用圖等凡臨時性使用的研發技術檔案。
9.2 臨時性研發技術檔案的發放由研發部門負責，臨時性技術檔案可用白圖，同時在檔案上蓋紅色“臨時檔案”字樣。
9.3 所以現場（包括提供方的零部件圖紙和技術條件）使用的臨時性檔案，由擬製人簽名，研發部門負責稽核，公司研發主管批准。臨時性檔案應有規定的有效期（未註明者為兩個月，註明者最長不超過六個朋）
9.4 臨時性研發技術檔案到期前五天內，持有檔案的相關部門，務必將臨時性技術檔案退回技術部門檔案進行確認處理，各部門不得保留過期檔案；凡未按時退回者，對失效檔案繼續使用造成的後果負責。
9.5 對於客戶有特殊要求所下發的臨時性檔案，只限於對該客戶的產品產生作用的檔案，同時應註明適用於“xxx客戶專用”字樣，在使用者未提出更改前，可長期使用。
9.6 所有臨時檔案到期前，研發部門相關責任人應對須退回的臨時性檔案作提前論證。需轉化為正式檔案的，應下發正式檔案；仍需執行者，再下發通知。同時，由研發部門資料員對退回的臨時性檔案進行銷燬處理。
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2013年05月20日