如何進行檔案資訊化管理 篇一
一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為資訊管理
傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄影等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑑定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為儲存量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行資訊的提煉和加工處理，檔案資訊資源在很大程度上被閒置甚至浪費。隨著現代化管理技術和裝置的引進，特別是計算機、光碟、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的'檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對資訊資源的管理，以資訊為管理物件，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案資訊資源進行管理。經過資訊化的檔案資源是可重複、多平臺利用的資訊資源，檔案資源只有通過資訊化、才能真正實現檔案資源資訊的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來資訊社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。
二、應建立有效的檔案檔案管理計算機資訊系統，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現檔案資訊化，就必須建立有效的檔案檔案管理計算機資訊系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規範在應用計算機條件下檔案檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據檔案處理流程來進行檔案資訊化系統軟體功能設計；再次，在資訊系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網路化的快速發展，電子檔案涉及範圍迅速擴充套件，數量也急劇增加，特別是計算機網路化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網路下防範計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由於從電子檔案的生成到歸檔缺少規範化和程式化管理；相當數量的草稿性電子檔案處於自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由於沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光碟、磁帶、磁碟等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
三、提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化
現代化的裝置需要人來操作，檔案工作資訊化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。
因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：
首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、資訊化具有直接作用。
其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、複製、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。
再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案資訊分析與研究、提供高層次檔案資訊服務與諮詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以採取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立複合型人才群和梯隊型人才結構。
檔案管理資訊化論文 篇二
摘要：本文以檔案管理中資訊化為研究物件，首先，界定和探討檔案管理資訊化的內涵及特點；其次，闡述了檔案管理資訊化管理的必要性和重要性；再次，論述當前檔案管理資訊化過程存在的問題；最後，針對當前檔案管理資訊化存在的問題提出了改善措施或者對策。
關鍵詞：檔案管理；資訊化；淺析
0 引言
資訊化技術給管理帶來了深刻的變革，積極轉變管理模式，提升管理效率。
資訊化在人們日常生活、工作、學習等方面產生了積極的影響，推動著科技、社會、經濟極大的發展。
當然，檔案管理無不例外也受到資訊化發展的影響，既有機遇也有挑戰。
隨著檔案管理所承載的資訊量多樣化、複雜化等趨勢發展，傳統的檔案管理模式、工作方式已經不能夠適應資訊化社會發展的要求。
而且當前檔案管理資訊化也存在著較多問題，需要亟待完善，以促進檔案管理資訊化的發展和提升檔案資訊化管理的效率。
1 檔案管理資訊化內涵、特點及必要性
1.1 檔案管理資訊化內涵 檔案管理資訊化的內涵就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代資訊科技，對檔案資訊資源進行處置、管理和提供利用服務。
資訊化充分體現在檔案管理工作中利用現代計算機技術、資訊科技、網路技術等對檔案資源進行處理、管理、開發等，將紙質檔案、聲像檔案等傳統介質檔案和已歸檔儲存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案資訊庫，達到為社會發展提供服務的功能目的。
1.2 檔案管理資訊化的特點 檔案管理資訊化具有如下的幾個特點：①具有檔案資訊儲存、查取等自動化功能。
②檔案資訊能夠實現共享。
③檔案資訊化管理具有智慧化特點。
④檔案資訊化管理實現社會化服務。
1.3 檔案管理資訊化必要性 隨著社會不斷的發展，當前已經進入了資訊時代，知識爆炸式發展，高新技術的突飛猛進等對檔案管理也提出了越來越高的要求，傳統的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當前檔案資訊量的急劇增加，種類繁多，紙質的經過查閱容易變爛、需要儲存完善，需要大量的材料來裝載資訊，不符合當前低碳經濟發展要求，因此傳統的檔案管理模式已經難以適應當前社會發展的要求。
隨著計算機技術、網路技術等不斷髮展，檔案管理出現網路化、電子化、動態化、數字化等資訊化模式是必然發展趨勢。
現代的資訊科技，比如大容量的硬碟能夠儲存大量的資料資訊，網路技術能夠實現遠端資料傳輸。
2 當前檔案資訊化管理存在的問題
2.1 檔案管理人員素質有待提高 從當前狀況來看，各單位的檔案管理人員整體素質不高，由於傳統的檔案管理方式、方法適應不了現代的要求，先前的檔案管理人員採用現代檔案管理模式，但是其資訊化管理專業性、學歷層次、理論水平等參差不齊。
新聘請的檔案管理人員大部分由於缺乏資訊化管理經驗，管理觀念意識不強。
各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專業業務知識又懂計算機技術、網路技術等資訊科技的複合型人才甚少，能夠對檔案管理軟體進行維護，開發檔案管理軟體的人才奇缺，基本上處於操作層面，對檔案管理資訊化發展形成人力資源障礙。
2.2 檔案管理資料安全問題 網路資訊科技帶來方便的同時，也給資訊洩入帶來隱患。
檔案管理資訊化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來維護檔案管理資訊化的網路安全將是一項長期的任務，也是檔案管理資訊化建設和發展的一道障礙。
2.3 檔案管理資訊化模式不夠規範 當前，存在各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案分類，編號等方面沒有統一有效的標準，僅著眼於某一個專業系統，難以全面展開實施。
由於檔案管理在標準及規範方面存在不統一，某種程度上導致資訊資料格式及系統的異構。
再者，我國檔案管理資訊化軟體方面的通用性等存在嚴重不足，資訊科技的裝置比如掃描器型號不一，檔次參差不齊，硬體環境也缺乏統一規範，這些都影響到檔案管理資訊化的進一步發展。
2.4 檔案資訊化管理的資料質量問題 由於檔案資訊化管理將紙質的檔案電子資料化後，電子檔案具有資訊的非紙質性、資訊與載體的可分離性、資訊載的脆弱和不穩定性、資訊儲存的高密度性、資訊的易更改和易丟失性等特徵，從而出現了資料質量問題，而且當前維護電子檔案的真實性的途徑及方法還不能夠達到確保電子資料檔案真實性的目的。
3 改善當前檔案管理存在問題的措施
3.1 培養及引進檔案資訊化管理高素質人員 針對當前檔案資訊化管理人員素質不高的現況，需要加強人員的檔案管理資訊化業務培訓，適當引進高素質人才，打造一支適應現代化檔案管理要求的專家型隊伍，向既熟悉檔案管理業務又懂得計算機檔案管理技術的複合型人才的目標邁進。
3.2 加強檔案資訊化管理人員的安全意識 檔案資訊的重要性不言而喻，為了預防資訊洩入，檔案管理人員必須要加強安全意識。
認真務實的對檔案資訊做出鑑定，確定檔案的密級程度和開放範圍，嚴格管理。
適時的對計算機進行防毒，安裝防火牆，升級防毒軟體，升級相關硬體設施，嚴格按照《全國檔案資訊化建設實施綱要》的要求，採用身份證、防火牆、資料備份等安全防護措施，要嚴格執行“三網”隔離，採取可靠的防範技術和措施，確保檔案部門網路的資訊保安，對面向公眾的上網資訊進行嚴格審查，確保都是可以公開的資訊。
3.3 統一及制定檔案管理資訊化標準 統一檔案管理資訊化的標準，必須要依託國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規範。
檔案資訊化標準是進行檔案資訊化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿於檔案資訊化建設過程的始終。
檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號設定以及案卷目錄，各個專案都要求標準化，符合各標準的規定。
3.4 加強電子檔案歸檔管理 加強電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案資訊化電子檔案的真實性，檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子檔案積累、鑑定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有儲存價值的電子檔案真實、完整、有效。
研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。
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檔案管理資訊化論文 篇三
【摘 要】本文分析當前檔案資訊化管理面臨的問題，提出了實現檔案管理資訊化的對策，要加強硬體裝置的配置，加強標準化、規範化建設，檔案資訊的安全網路化及加強人才培養，提高管理人員素質等建議。
【關鍵詞】檔案管理資訊化；面臨問題；對策
隨著資訊科技的在檔案管理領域的快速發展，檔案管理資訊化為檔案管理現代化提出了新的機遇與挑戰。
數字化檔案管理在機關、組織和個人社會活動中逐步實施，為檔案管理提供了傳統管理無法比擬的優勢，使檔案管理工作水平和管理效率得到了大幅度提高。
然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查詢利用率低、管理人員知識單一的問題出現。
實現檔案管理資訊化就是解決這些問題最好的辦法。
一、檔案管理資訊化的內涵
1、檔案管理資訊化的定義
所謂檔案資訊化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代資訊科技，對檔案資訊資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的程序。
換句話說，檔案資訊化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案資訊為重心轉變的過程。
這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地採用現代資訊科技裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。
2、檔案資訊化建設主要內容
（1）基礎設施建設。
主要指檔案資訊網路系統和檔案數字化裝置。
它是檔案資訊傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案資訊網路，才能充分發揮檔案資訊化的整體效益。
（2）檔案資訊資源建設。
檔案資訊資源建設是檔案資訊化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。
檔案資訊資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子檔案的採集和接收。
檔案資訊資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心資料庫建設、各種數字化檔案全文及專門資料庫建設。
（3）應用系統建設。
應用系統建設主要內容包括檔案資訊的收集、檔案資訊的管理、檔案資訊的利用、檔案資訊的安全等方面，它關係到檔案資訊化建設的速度與質量、集中體現了檔案資訊化建設的效益和檔案資訊服務的效果。
（4）標準規範建設。
是對電子檔案的形成、歸檔和電子檔案資訊資源標識、描述、儲存、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規範，並指導實施的過程。
對於確保計算機管理的檔案資訊和網路執行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
（5）人才隊伍建設。
檔案資訊化建設，人才是關鍵。
人才是最寶貴的資源。
它不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉資訊科技的複合型人才。
二、當前檔案資訊化管理面臨的問題
目前，我們傳統的檔案管理大多以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑑定、保管、編研 、統計的整程式設計序，以提供紙質、照片、錄音、錄影等載體作為檔案管理的實體，利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。
電子資訊化技術的飛越發展給檔案資訊化管理帶來新的機遇，檔案管理資訊化仍然存在大量未解決的難題。
數字化技術、網路技術、遠端通訊技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案資訊遠端傳輸和社會共享的完整服務體系。
檔案資訊化管理面臨諸多困難和挑戰，任重而道遠。
1、面臨創新的挑戰
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，還包括工作模式、工作方法的改進與加強。
如圍繞檔案資訊系統的上線使用及文件管理一體化。
加強資訊化作業的推廣，加強檔案室與計算機室的工作協調，使系統逐步優化，資料儲存更合理化，科學化，對軟體功能的新需求能夠及時進行需求分析與功能開發，不斷加強檔案管理軟體的安全性和便捷性，使整套軟體系統更加體現以人為本，科學至尚、業務全面，統籌兼顧的特點。
對於這類整合，檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，必須用創新思維來處理好各方面的矛盾。
2、面臨標準化、法制化的挑戰，檔案資訊化應遵循的規範性原則
由於檔案自身的複雜性 ，我國政府的檔案管理體系亦 比較複雜，分散管理是其突出特點，由於多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。
制定和實施檔案工作標準和規範，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。
通過館藏檔案數字化接收電子檔案，應該堅持規範性原則，只有這樣才能使電子檔案的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規範化，避免出現各自為政，互不相容，重複建設等現象發生。
造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。
3、人員配備不合理，技術支援不全面
從現在的檔案工作人員來看，既掌握資訊科技、又懂檔案專業的人才很少，多是專業知識單一，普通操作型人才。
從年齡結構看，年輕的檔案人員極少，40歲以上的佔絕大多數，知識和觀念老化等問題突顯。
技術上一是電子檔案在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著侷限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。
二是在檔案資訊化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描器等裝置轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描器雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。（）
三、實現檔案管理資訊化的對策
1、要加強硬體裝置的配置是夯實檔案資訊化管理的基礎
檔案部門必須正確認識自身所處的地位，多方面爭取領導支援，將檔案資訊化管理納入整個單位資訊化管理體系當中，才能更好的獲得支援，從而改善裝置條件。
隨著檔案資訊量的劇增，人們需要採用先進的計算機技術實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理。
尤其是使用多媒體技術，傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光碟儲存，並實現全螢幕自動檢索。
2、要加強標準化、規範化建設
檔案工作的標準化、規範化是資訊化建設的前提和必要條件隨著電子政務的推行，電子檔案從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多，電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統一的標準規範進行。
3、要提高檔案隊伍素質
隨著資訊化的發展，檔案工作迫切需要現代化。
電子計算機技術的`應用，實現了檔案管理的自動化，現代通訊技術的採用，實現了檔案資訊傳遞網路化，運用現代光學技術，實現了檔案的縮微化、光碟化等等，由於檔案管理裝置和手段現代化的不斷採用，需要建設一支具有現代化科學技術知識和業務知識的專業檔案隊伍，才能適應新世紀檔案工作發展的需要，適應未來社會的需要。
因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。
4、要加強檔案資訊的安全網路化的正常執行
對資訊利用安全，要建立層次分明、角色明確的資訊利用機制，並建立許可權設定的流程；對資訊保管安全，要建立檔案資料的儲存、遷移及其校驗機制，並建立功能和作用完全不同於資訊管理系統的資訊處理工具，利用工具，確保資訊的保管安全；在系統安全管理上，通過採用設定防火牆等技術手段，在計算機硬體環節上阻隔不安全隱患，確保檔案資訊資源的安全、有效以及網路系統正常執行安全；同時，要加強對工作流程、檔案資訊以及資訊保密的工作。
以計算機為核心的現代資訊科技為資訊的廣泛應用提供了前所未有的技術基礎和條件。
檔案管理資訊化是一種全新的檔案管理模式，其依託於現代計算機和網路技術基礎之上，並逐漸實現管理工作智慧化、技術化、規範化的發展要求。
因此，加強檔案管理資訊化建設已經成為新時期面臨和亟待解決的重要問題。
如何進行檔案資訊化管理 篇四
一、配備統一的管理裝置實現計算機在檔案部門的全覆蓋。
要為機關檔案發展提供快、準、全的檔案資訊，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文儲存與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文件一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現資訊化提供硬體保障。採用高容量的儲存載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案儲存載體。利用計算機的磁碟儲存系統和光碟儲存系統，特別是光碟儲存系統，可以解決檔案資訊儲存難的問題。採用高容量的儲存載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。
二、建立規範的管理機制在檔案資訊化建設過程中，為明晰相關責任，保障網路及資料的安全執行，還需要從實際出發建立規範的管理機制。
創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應資訊化建設的檔案管理制度。
一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規範，細化電子檔案工作環節和步驟；
二是制定必要的安全措施，特別對電子檔案和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規範化是檔案資訊化建設的重要基礎之一。
檔案管理標準化包括：
檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案資料庫中的資訊資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那麼檔案資訊網路就無法暢通，資源共享也就難以實現。
三、建設複合型的管理隊伍提高檔案管理人員的資訊化意識。
資訊時代檔案的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、資訊網路傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子檔案的特徵和電子檔案的全程規範管理，而且要掌握計算機系統和網路安全防護知識，以確保檔案資訊的完整性與資訊的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與資訊化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員資訊化工作技能。為儘快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行資訊化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網路、資訊工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時瞭解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。