XXXXXXXXXX有限公司文件
總經辦?2013?1號簽發人：總經理名字公文寫作與管理
一、 目的
為規範公司內部公文格式，提高公司內部文件管理質量。
二、 適用範圍
公司各部門
三、 文件種類
（一） 普通文件
普通文件一般指不涉及密級或沒有緊急時間限制的文件。
（二） 密級文件
1） 分類：絕密（A密）、機密（B密）、祕密（C密）。 ? 絕密（A密）文件指內容涉及公司核心祕密，一旦泄露會使公司的利益遭受重大損害的文件。如公司及各部門生產發展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料。 ? 機密（B密）文件指內容涉及公司重要祕密，一旦泄露會使公司的利益遭受嚴重損害的文件。如公司發展規劃、財務報表、統計資料、各類操作參數、重要計劃報告、重要會議記錄、公司經營情況、給政府部門的各類請示及批覆等文件資料。
? 祕密（C密）文件指內容涉及公司一般祕密，一旦泄露會使公司的利益遭受一定損害的文件。公司人事檔案、合
同協議、職工工資等收入、尚未公開的各類信息、策劃
方案等。
2） 制文：凡涉及祕密事項的文件要準確劃定祕密等級，文件
的密級由制發部門根據內容涉及公司祕密的程度來劃定。
3） 管理：公司及各部門的文件資料管理及保密工作由公司總
經辦及各部門歸口管理。祕密文件必須有嚴格的審批、印發、
借閲登記等管理制度，指定專人進行管理。
4） 發文：祕密文件一律由文件發出人或部門辦公室打印，裝
訂，要嚴格按照核定的份數印製, 要及時刪除或妥善保管電
腦裏的祕密文件，草紙、廢紙、多餘的等要當即撕毀待銷，
辦公室工作人員應嚴守機密。
5） 借閲：若需查閲密級文件必須在辦公室閲辦, 不得帶回家
中,不準攜帶出入公共場所。如借用密級文件資料，需經相
關負責人同意批准：
? 絕密（A密）文件：公司副總經理級人員可以查閲A密文
件，如需借用,報總經理批准； 副總經理以下人員確需
查閲A密文件，須經公司總經理籤批後方可借閲。
? 機密（B密）文件：部門主管級人員可以查閲本部門B密
文件，如需借用，需部門經理批准；部門主管以下人員
確需查閲、借用本部門B級文件，須經部門經理批准；
跨部門查閲B級文件，須經主管副總經理批准。
? 祕密（C密）文件：部門主管以下人員需查閲C密文件，
須經部門主管批准。
備註：公司已經界定密級的文件、資料任何人不得對外泄漏。員工離職時，應交回相關文件與資料； 員工（包括試用期的員工）離職後，亦不得泄露本公司的商業祕密，否則依法追究責任。
（三） 緊急文件
根據緊急程度，文件可分：特急文件、加急文件、緊急
文件、普通文件。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。
? 特急文件，是指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉和辦理的文件。辦結時限為4個小時內，
不分工作日或休息日。
? 加急文件，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉和辦理的文件。辦結時限為1天內，不分工作日或休息日。
? 緊急文件，是指涉及重要工作需要短時間內形成、運轉和辦理的文件。辦結時限為3天，不分工作日或休息日。
四、 文體類別
(一) 計劃類：包括工作計劃、項目計劃、經費預算計劃、採購計劃、
業務計劃等。
(二) 總結類：包括工作總結、項目運營情況階段性總結、制度落實
情況總結、培訓情況總結等。
(三) 通告類：包括各類通知、通報、表彰、公示等。
(四) 制度類：包括管理制度、規範、明細、標準參照、方案等。
(五) 會議紀要：適用於記錄、傳達會議情況和議定事項。
(六) 請示：適用於向上級單位請求指示、批准。
(七) 批覆：適用於答覆下級單位請示事項。
(八) 工作函：適用於平級部門或無隸屬關係的部門之間商洽或聯繫
工作、詢問和答覆問題。
五、 文件寫作結構與格式
（一） 頁面設置
1、 頁面設置
上下頁邊距為：2.5cm；左右頁邊距為：2.5cm。
2、 頁碼設置
1) 單面打印，頁碼位於頁面底端居於右下角。
2) 雙面打印，頁碼位於頁面底端居中間。
（二） 眉首
眉首又稱文頭，紅色反線以上部分，由密級、緊急程度、文件類別、發文字號、簽發人組成。
１、 密級：四號黑體，右上角。
如：公司A密
２、 緊急程度：四號黑體，右上角居於密級下方。 ３、 版頭：
“公司名+文體 ”
格式：28號華文中宋，紅色，加粗，居中。
４、 文號
發文部門/辦公室+【年份】+編碼
格式：四號仿宋，位於版頭的左下邊。
如：總經辦【2013】1號、財務【2013】23號
５、 簽發人
格式：“簽發人”採用四號仿宋，簽發人姓名採用四號楷體，位於版頭的右下邊，與文號保持同一行。
（三） 主體
主體部分為紅反線以下部分，包括標題、主送部門、正文、附件、落款、成文時間、印章等。
主體部分段落行距統一為22磅，採用的字體分為： １、 標題：居中，二號華文中宋。
２、 主送部門：左側頂格，四號仿宋字體。
３、 正文：首行空兩格，四仿宋字體。
４、 附件：四仿宋字體。
５、 落款：四仿宋字體。
６、 成文時間：用漢字，四號仿宋字體，如“二○一三年
八月三日”。
７、 印章：文件除了會議紀要和以電子版形式發文外，均
要蓋相應的印章。
（四） 版記
版記包括主題詞、呈送、報送、抄送。字體採用四號黑體。 １、 主題詞：一般由關鍵詞、文件類型組成。
例如：公司銷售部會議紀要
主題詞：銷售、紀要
２、 呈送對象：一般指高層管理，即總經理、副總經理等。 ３、 報送對象：一般指文件涉及的公司各部門。 ４、 抄送對象：一般指公司總經理辦公室。
六、 文件管理
（一） 發文管理
1、 發文部門將文件送至其他部門，或通知其他部門領取
文件，都需做收文登記。
2、 密級文件資料必須根據批示傳閲範圍由公司機要文書
專人傳送；密級文件要在當天內閲讀，閲讀之後交回公司機要文書保管，以確保文件的安全。
3、 發文部門要負責催辦，做到緊急文件、重要文件跟蹤
催辦，一般公文要定期催辦。
4、 各部門發文登記表可參考附件，也可自行制定。
（二） 收文管理
1、 公司及各部門收到文件後，應及時做登記。
2、 凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收
隨送，儘快送到有關領導和部門；其他文件亦要抓緊傳閲，一般不超過3天傳閲完成；要做到急文急辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規文件辦理不拖拉。
3、 公司及各部門需當日批覆緊急文件或重要文件，其他
一般文件需在3個工作日內批覆。如不能及時對緊急文件或重要文件作出批覆，應及時向發文部門説明原因。對不屬於本部門職權範圍或者不宜由本部門辦理的文件，應當及時退回發文部門並説明理由。
4、 各部門收文登記表可參考附件，也可自行制定。
（三） 借閲管理
1、 借閲非機密文件，可以不經領導審批，而由各部門經
理掌握。但必須辦理借閲登記。
2、 借閲密級文件，必須由各部門經理同意，並報副總經
理或以上的領導審批後，方可借閲。
3、 涉及公司核心機密文件，必須由總經理批准，才能借
閲。
4、 借閲文件時，文祕人員和借閲人應當面查清文件類別、
份數，然後在文件借閲登記表上登記簽字。文件退還時，根據借閲登記表檢查、核對，無誤後予以銷帳。
5、 對借閲的文件在限定的時間內還未歸還者應及時催
退，以防文件散失或影響他人借閲。
6、 各部門文件借閲登記表可參考附件，也可自行制定。
（四） 存檔管理
１、 公司級發佈的文件由總經理辦公室存檔。
２、 部門級發佈的文件由各部門自行存檔。
３、 部門聯合發佈的文件由總經理辦公室存檔。
七、 常用表格參考模板（詳見附件）
１、 發文登記表
２、 收文登記表
３、 文件借閲登記表
４、 文件處理呈批表
八、 常用文體參考模板（詳見附件）
１、 通知
２、 請示
３、 會議紀要
４、 工作函
５、 工作報告
６、 方案
九、 附則
本制度屬於暫行規範管理制度，在實際使用過程中將會有所修改，同時，鼓勵並支持各部門提出建議或意見。
xxx公司
總經理辦公室
二○一三年八月一日