办公室作为一个综合性办事机构，承担的职责和任务涉及很多方面，如文稿撰写、文书打印、电话传真、信息处理、内部协调、档案收存、公关接待、会议组织、机要保密、信息发布和督促检查等，担负着日常行政事务及相关的服务工作，起着承上启下、协调左右和联系内外的中心枢纽作用。通过办公室的经常、广泛的协调工作，可以使各部门和谐统一，步调一致，增强整体凝聚力，提高工作的效率。因此，正确认识办公室工作的协调功能是相当必要的。
搞好协调，是办公室主任的基本素质和经常性工作。学校办公室主任的协调能力如何，直接关系到领导决策的落实效果，关系到办公室工作的质量和效率。具体来说，一是可以统一步调。在贯彻领导决策过程中，由于各职能部门工作性质的差别，工作层次要求不同，产生这样或那样的不同意见是在所难免的。办公室主任要积极配合领导者进行统一步调的解释说明工作，必要时可以采用行政强制手段。二是能够化解矛盾。由于各具体部门的差异，如果控制不当，很有可能产生两类矛盾：部门间的局部利益冲突和局部与整体利益冲突。由于办公室是一个综合机构，处于相对超脱的地位，办公室主任可以站在公正的立场上来进行劝解和协调，进而化解矛盾。三是可以做到合理安排。为了使矛盾不产生或少产生，办公室主任应当协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事。因为平衡合理安排各项工作会使各职能部门都得到满意结果，进而将矛盾解决在萌芽状态。
办公室主任的协调职能有诸多方面。根据多年的办公室工作经验，我以为主要要做好以下几个方面的协调工作：
一是做好学校领导成员之间的协调工作，使学校领导在重大决策问题上保持一致。办公室主任是领导之间关系的桥梁和纽带，是团结友好的“使者”。学校领导成员间存在着认识上、个性上、利益上等差异，这些差异反映在决策上，有时出现了对同一决策方案产生不同乃至相差甚远的意见。这时，作为办公室主任，就要充分地发挥自身的中介作用，及时在领导成员间沟通信息，做好解释工作，避免了领导成员间由于互不通气而带来的各种矛盾。对于在工作中领导之间由于不了解真实情况而导致的矛盾冲突，则主动、客观、公正地说明事情的发生过程、历史背景、实际目的，使双方全面、真实地掌握情况，达到消除误会、团结工作的目的。有时，领导之间因处理某一问题互不相让，形成僵局，就应从分析问题的相关因素入手，找出双方认识问题的共同处和相近处，并通过思想沟通的办法，将这些相同、相近处融合成一个双方都能接受的方案，使问题得到圆满解决。
二是致力于上下级之间关系的协调，竭力为学校创造一个宽松和谐的工作环境。作为领导的参谋和助手，要经常通过各种形式深入开展调查研究了解情况，经常向领导提供有关的统计数据和业务管理信息，并结合实际工作，适时地提供可行性建议。在办公室业务上，要坚持从大局出发，以事业为重，出于公心，不怕说真话，丁是丁，卯是卯。在为学校领导提供决策服务时，既不必担心因为人微言轻口难开，要克服“言多必失、言高盖主、言低丢面”的困扰，也不把自己的意见强加给领导，不左右领导决策。同时，还应该认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾，做好群众工作，积极维护领导与群众间的团结，并利用从事办公室工作政策学得多、信息了解得多、领导意图了解得多的优势，帮助相关职能部门出点子、理思路和提建议。
三是树立整体观念，致力于学校内部各部门之间的协调工作。在办公室工作中，经常会遇到学校有的部门或职工之间因为一些细小、繁杂的事情而产生冲突。就应该通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调左右之间的关系，弄清楚问题的来龙去脉，站在全局的立场和高度上对各方面进行综合平衡，集中多方意见，多方协商，求同存异，秉公处理，而不把遇到的矛盾简单地上交领导。以公正平和的心态调整、理顺和改善各部门之间、人际之间的关系，解决工作中的矛盾，并且不断建立和健全各种协调制度，使协调工作逐步规范化、程序化。在进行协调工作的时候，要注重牵牛牵鼻子，注重抓关键环节、抓主要矛盾，做到工作有重点，紧紧围绕领导关心的重点和群众关注的热点及改革发展中碰到的难点问题，通过牢牢抓住重大事项，推动办公室各项工作的开展。
同时，还要注重搞好内外协调工作。注重协调学校与上级机关、兄弟院校、友邻单位等的关系。对学校的重大决策和意见，当好“二传手”，主动加强联系，及时沟通情况，争取支持和谅解，促进了学校工作意图的实现。
在办公室工作中，同是一类问题，同是一样的条件，一些同志协调得好，一些同志协调得不很如意，一个重要的原因是协调者的素质差异。提高自身的协调素质，除了需要自身政治信仰的感召力、才华出众的吸引力、优良品德的归服力以及情感交流的感化力之外，还应特别注意严以律已，通过完善人格，以高尚的品格和正派的作风来充分发挥一个办公室主任的作用。具体来说，提高办公室主任的协调素质，以下几个方面非常重要：一是要建立良好的人际关系。着手建立一个上下里外和谐的人际关系，平时可以了解掌握信息，遇到工作上有矛盾，协调起来就很自然、很顺利，即使协调对象还不十分通，但看在情感上，也会“礼让三分”。二是正确认识办公室主任的权力。办公室是综合管理部门，是协助领导施政、指挥和管理的左右手，办公室主任在任何时候都不能忘记按章办事，按领导意图、按工作程序办事，对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系，有请示，有汇报。凡遇到超越职权范围的事，不擅自作主，不乱表态，不乱办事。三是要点子多，办法新。随着社会的发展和改革的深化，协调工作面临着不少新情况、新问题，要求越来越高，办公室主任要创造性地开展工作，既要运用已有的经验处理问题，又要在实践中不断创新工作方法。四是任劳任怨不叫苦。有人说：办公室是个大箩筐，什么事情都往里面装。作为联络上下左右的“中枢”，办公室经常处于矛盾的交叉点，稍不注意不是上不满意就是下有意见。面对误解和委曲，办公室主任要受得起、不气馁，认真对待，有则改之，无则加勉。不应该因为领导要求严、批评多，就闹情绪，不想干，也不能因为矛盾多、事难办，就畏首畏尾，不敢办事，而应该主动做好一切有利于工作的事，敢于管事、敢于担事、敢于办事，变被动服务为主动服务。五是要努力探索总结协调工作的特点规律。协调既是一门学问也是一门艺术，要掌握其内在的特点规律，办公室主任不仅要从理论上熟练掌握协调的基本内容、形式、原则、方法和艺术，而且要在工作中大胆实践，不断总结提高。
总之，作为一个沟通上下、联系左右的综合管理机构的管理者，学校办公室主任要善于统筹兼顾，紧紧围绕工作中心，深入做好协调工作，使领导之间、部门之间、员工之间思想一致、行动统一，从而最大限度地调动积极性，在相互配合、减少内耗的情况下发挥整体的最优效能。