人事档案管理 篇一
摘要:人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。
管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。
本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题与建议。
关键词:人事档案；管理；建议
引言
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。
从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。
因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。
1、当前人事档案管理中存在的不足
1.1 普遍对人事档案管理的重要性认识不够。
长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。
甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。
因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。
1.2 硬件设施解决落实差。
档案室建设简陋，经费投入不足。
大部分档案室建设不标准、不规范。
个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
1.3 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。
由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。
2、对目前人事档案管理的几点建议
2.1 提高认识，进一步加强对档案工作的领导。
领导的重视是做好档案工作的重要保证。
单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。
要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。
同时单位领导要加强对档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务。
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2.2 加大投入，进一步夯实档案工作基础。
各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
2.3 提高档案管理人员的素质。
《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。
建议:①主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。
②配置专(兼)职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。
2.4 注重人事档案材料收集。
提高人事档案管理质量。
收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。
对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设。
人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。
实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的。一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。
这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。
同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。
既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。
通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更有效，档案管理工作必将上一个新台阶。
参考文献:
[1]中共昆明市委组织部信息中心。《简报》。
[2]东台党建。《做好新时期干部人事档案工作的几点思考》。2003.8.16.
[3]张峰，姜兴美。《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》。2000(6)。
[4]刘萌。《档案管理与经济知识论》北京:中国人民大学出版社。2001.
人事档案的管理制度 篇二
1.目的：
为保证人事档案材料的完整性和安全性，便于档案材料的使用和管理。
2.制定依据：
档案管理标准化程序。
3.试用范围：
公司各部门。
4.制度内容：
4.1人事档案的定义：
是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料；
4.2人事档案的类别：
4.2.1员工人事档案类型：基本信息档案、薪酬档案、绩效档案、培训档案、技术档案、履职档案、健康档案等七类。
基本信息档案：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等。
薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录等。
绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等。
培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录等。
技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录等。
履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司内部岗位变动情况、竞职申请、聘任决定、奖励、处罚等。
健康档案：包括员工健康证、体检记录等。
4.3 人事档案的建立：
4.3.1电子档案建立：
根据档案类别核定员工编码及档案编号。
按档案编号在“人事管理信息”中录入员工个人基本信息：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证等信息。员工考核、竞职、奖励（获得奖金和荣誉证书）、处罚（书面严重警告、无薪停职检查、开除），由劳动关系管理员根据相应文件录入“人事管理信息”，并存入员工个人档案袋中。
电子档案的动态管理：
员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。
员工入司时，在录入员工电子档案的同时，必须对员工照片进行扫描记入个人电子档案。
员工入职时，必须详细录入员工入司前经核实的从业经历和有关个人职业发展的重要信息，如取得的主要工作经验、成果和业绩等；
员工的培训经历是关系员工职业发展的主要依据，员工入司时，必须详细记录员工的职业培训经历和获得的培训证书和取得的培训成果。员工在公司工作期间的培训经历必须及时记入电子档案，以便查询。
有关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末，对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。
员工合同信息由劳动关系组按批次提供合同签订汇总表和合同原件，劳动关系管理员根据合同签订汇总表核对合同，确认无误后在合同签订汇总表上签字，劳动关系管理员根据合同在“人事管理系统”中更改员工合同信息，更改完毕后将合同放入员工档案中存档。
4.3.2 纸介质档案建立：
录入系统后的员工档案按七类档案分类统一装入“档案袋”中，在“档案袋”清单上填写档案资料名细，档案袋上写明员工姓名、性别及档案编号。按档案类别顺序存放在相应的档案柜中。（当月入职的员工资料应在当月完成档案录入及存放工作）。
4.4人事档案的管理：
4.4.1人力资源部对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离职人员档案进行分类、编号、排架。
4.4.2对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
4.4.3根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。
4.4.4对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。
4.4.5人事档案调动：
调动：员工因工作需要调动时应按规定填写“调动申请表”（跨部门调动和部门内部调动）。劳动关系管理员接到已审批完毕的调动申请表后，在“人事信息管理”中录入调动信息并将其信息调入相应的部门或分公司，打印新岗位工作牌，调动申请表于每月中旬或月底统一存入员工个人档案袋中。
任免：员工因工作需要被任免后，根据公司的任免文件，在“人事信息管理”中录入任免信息，并将任免文件复印件存入员工个人档案袋中。
离职：员工办理完毕离职手续后，将其相关证件的原件退还离职员工本人，并将其档案归入离职人员档案。
信息变更：员工个人相关信息发生变更时（如：个人基本信息、身份证更换、资格证的补充等），该员工应在变更之日起一个月内将信息或相关证件的复印件提交至人力资源部劳动关系管理员处备案。劳动关系管理员应根据员工提交的资料在“人事信息”中及时更新，并将相关证件复印件于每月15日、30日进行存档整理。
4.5人事档案的使用：
4.5.1档案的查询、借阅：
副经理级以下员工原则上只能查询/借阅个人档案；
副经理（含)以上人员可直接查询/借阅所管部门员工档案，跨部门查询/借阅员工档案需附有分管总监审批的签呈经人力资源部经理批准后方可查询/借阅。(附件一）。
档案中的个人资料只用于公司办理相关事务，原则上人力资源部人事劳动关系管理员不对个人提供档案办理其它事务（如照片、身份证复印件、学历证复印件等）。
以上查询/借阅需在“档案查询/借阅登记本”上做登记，查询/借阅档案者不得私自复印员工档案，工作原因需复印的须经人力资源部经理批准后由劳动关系管理员操作复印。借阅档案者应在规定借阅期按时归还完整的档案，逾期者按每天5元进行处罚；如将借出的'档案丢失者，视情况将给予XXX处罚。
档案管理人员、借阅人应严守档案机密，不得擅自泄漏或传播员工个人资料信息，经发现，对档案管理人员、借阅人给予XX处罚，并对其部门负责人给予XX处罚。
4.6本制度由公司职工代表大会审议通过后以公司名义发布执行
4.7本制度由公司人力资源部负责解释。
4.8附件：
附件一：档案查询记录
人事档案的管理制度 篇三
第一章、总则
第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。
第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。
第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。
第二章、管理职责
第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——
a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；
b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；
c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；
d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；
e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。
第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。
第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。
第三章、人事档案内容
第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：
a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；
b、考核、考察材料；
c、奖励及处分材料；
d、培训记录及外训协议等材料；
e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；
f、其他可供企业用人参考的资料。
第四章、档案编号管理
第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。
由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。
第五章、人事档案的收集与整理
第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。
各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。
日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。
第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。
1、新员工报到时
新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；⑵ 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；
2、员工办理正式入职手续时
员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：
（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；
（2） 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件
3、员工办理转正手续时
员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；
4、员工办理调动手续时
（1）各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位/待遇调整表》；
（2）《工作交接表》；
（3）《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；
5、员工办理离职手续时
各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：该员工的。书面离职申请书；《离职清算表》⑶、《离职申批表》；
（4）《员工离职工作移交表》；
（5）《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。
第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。
第十二条：在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
第六章、人事档案的借阅与移交
第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。
借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。
第十四条： 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。
第七章、其他规定
第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。
第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。
第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。
第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其所属各子公司领导负连带责任，处罚100—200元。
第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子公司相关领导承担连带责任，处罚50—200元。
第二十条：奖惩投诉
员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。
受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。
1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。
2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，可以对投诉员工予以行政记过处罚。
第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。
第二十二条：本制度从下发之起实施。
人事档案管理 篇四
[摘 要] 人事档案的真实性、动态性、机密性要求档案管理员要严格遵守人事档案保管制度，具有较高的档案意识，并不断提高自身素质，实现档案管理的科学化，以保证人事档案的全面性和现实性，实现“档案为人人，人人重档案”的美好目标。
[关键词] 人事档案； 性质； 管理
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业和事业单位。
因此对人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的人事档案管理工作尤为重要。
本文将从人事档案的性质着手，论述档案管理工作对档案管理员的要求。
1 人事档案的性质
1.1 全面性
人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
1.2 现实性
由于员工仍在工作，其人事档案成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。
直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
1.3 真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。
人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
1.4 动态性
人事档案建立后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。
因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
1.5 流动性
人事档案要发挥应用的作用，必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。
1.6 机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。
即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
人事档案的六大性质要求档案管理人员在进行档案管理时，必须本着认真、负责、严谨的态度并采用科学的手段，保守档案机密，维护人事档案材料的完整，以便档案材料的高效利用。
因此档案管理人员的素质对档案管理工作有着极大的影响。
2 档案管理工作对档案管理员的要求
2.1 严格遵守人事档案保管制度
档案管理人员在工作中，要严格遵守材料归档制度、转递制度、检查核对制度、统计制度和保卫保密制度。
归档材料时，对材料进行鉴别，保证其真实性，将符合归档要求的材料按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
如有新的档案材料应及时归档，在目录上补登材料名称及有关内容，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”；出现档案转移情况时，须填写《转递人事档案材料的通知单》，密封包装档案资料，通过机要交通转递，不能交本人自带。
收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回，并及时在档案底账上注销，做到“档随人走”，避免“有档无人”；定期对档案进行检查核对和统计，确保档案材料无霉烂、虫蛀等损害。
统计人事档案材料收集补充、整理、保管、利用以及库房设备等情况，检查档案保管环境的安全性；档案应由专人保管，库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品。
任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
无关人员不得进入库房。
2.2 具有档案意识
档案意识，是指人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。
档案管理人员要有档案意识，要认识到档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统。
作为服务“窗口”，档案部门及档案管理人员应坚持“以人为本”的服务理念，提供周到、细致、全面的服务，积极为利用者解决档案利用过程中出现的一些难题，满足使用人、使用部门的利用需求。
由于人事档案具有记载人生轨迹的真实性和全面性，因此，人事档案的收集、整理、开发、利用十分重要。
这就要求档案管理人员要有较强的责任心，做到口勤、手勤、脚勤，认真、及时地到各部门、科室收集应该归档的档案材料，并对档案材料内容认真审核之后将材料进行鉴别归档。
此外，档案管理人员还应督促职工将相关材料交给档案部门。
使人事档案的收集和归档工作做到不丢失、不积压，客观地反映事实，保证人事档案工作制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。
2.3 具有一定的信息处理能力
如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题，计算机替代传统的手工操作指日可待。
档案部门提供给利用者的将不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。
档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等繁琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。
这一趋势要求档案管理人员要具有一定的学习能力，掌握计算机相关知识，不断提高自身业务能力，以科学高效的手段进行人事档案管理，从而提高人事档案信息资源的开发和利用程度。
综上所述， 档案管理人员作为档案与利用者之间的媒介与纽带，要具有高度的责任感、较强的业务能力和计算机应用能力，爱岗敬业，勤勤恳恳，不计名利，坚持以人为本的服务理念，实现“档案为人人，人人重档案”的美好目标。
人事档案的管理制度 篇五
1、为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，在一个月内归档。任何个人不得以任何理由积压滞留材料，防碍收档。
2、人事档案由人事主管部门管理。干部调离工作单位时，档案要随人及时移交转递。
3、每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按照登记检查档案，发现缺少及时查找。
4、查（借)阅档案须经主管领导批准，办理有关手续后、方可查(借）阅。
人事档案统计制度
1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。
2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。
3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。
4、按照上级要求，报送本局档案情况。
人事档案查(借)阅制度
1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。
2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查(借)阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。
3、查(借)阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。
人事档案保密制度
为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。
1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。
2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。
3、忠于职守，加强保密观念。不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。
4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。
5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。
6、非档案管理人员，不准随便出入库房。
人事档案利用制度
1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。
2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。
3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。
人事档案库房管理制度
1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。
2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。
3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。
4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。
5、档案柜的。排列要科学有序、便于通风和避光。
6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害。
7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。
分管档案工作领导责任制
1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在的问题。
2、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。
3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情况，开展两个文明和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。
人事档案的管理制度 篇六
根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合兵团干部人事档案工作实际，制定本制度。
一、干部人事档案管理部门工作职责
（一）按照干部管理权限依法管理好干部档案，为国家积累档案史料。
（二）及时收集、鉴别和整理干部档案材料，把好档案材料入口关，及时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全。
（三）按照规定办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。
（四）为有关部门提供干部人事档案材料的情况。
（五）认真做好干部人事档案的安全、保密、保管和保护工作。
（六）及时了解干部人事档案工作的新情况，制定、完善相关规章制度，加强业务指导工作。
（七）推广、应用干部档案现代管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理的信息化和现代化。
（八）定期向档案局移交死亡干部档案。
（九）办理其他有关事项。
二、干部人事档案材料收集制度
（一）按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
（二）干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。
（三）干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
（四）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
（五)归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
（六)干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织(人事）部门公章。
（七)干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米）或16开型（长260毫米，宽184毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
（八）干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。
三、干部档案材料鉴别归档制度
（一）干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。
（二）凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档；
（三）未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料。